• Melhorar o desempenho da(o) secretária(o) ao nível de tarefas, instrumentos de trabalho e competências
• Noções de eficiência, eficácia, produtividade e qualidade global do trabalho
• O impacto das novas tecnologias na função Secretariado
• As competências do Secretariado do século XXI

Problemas de organização do trabalho/ gestão do tempo

• Auto-diagnóstico de perdas de tempo
• Definição de objectivos e prioridades
• Técnicas de planificação e racionalização do trabalho

Organização de reuniões

• Planeamento e logística
• Acolhimento dos participantes e acompanhamento dos trabalhos
• Áudio e videoconferências

Gestão dos contactos telefónicos

• As novas tecnologias na gestão das chamadas recebidas e efectuadas
• A escuta activa e a tomada de notas
• Atendimento de reclamações

A expressão e a comunicação

• Objectivos
• Fundamentação da sua necessidade
• Sua relação

Capacidades de expressão

• Analisar as capacidades
• Postura
• Voz e entoação
• Linguagem
• Apresentação pessoal
• Pontos fortes e fragilidades a ter em conta

Falar e saber apresentar-se a si próprio

• Preparar a apresentação
• Distinguir objectivo de conteúdo
• A clareza e o entusiasmo
• Analisar o contexto da apresentação
• A formulação dos pedidos / perguntas e suas respostas

Os suportes da comunicação

• Quadros de apoio
• Transparências
• Dispositivos
• Videoprojector
• Outros suportes

Comunicação

• Componentes e tipos
• Comunicação verbal e Não Verbal
• Objectivos da comunicação

Comunicação-interpessoal / intergrupal / intersectorial

• Funções da Comunicação
• Barreiras à Comunicação
• Os facilitadores da comunicação
• Os facilitadores da comunicação
• Técnicas para melhoria do processo

Comunicação técnica – tipos de documentos

• Manuais
• Relatórios
• Cartas e Ofícios
• Faxes
• E-mails
• Memorandos

A produção de um documento escrito

• Objectivos e Argumentos
• Coerência sequencial
• Capacidade de síntese
• O essencial e o acessório

Apresentação e estilo do documento

• Títulos, Sumários e Resumos
• A informação visual
• Técnicas para controlar a qualidade do texto

A especificidade do e-mail (correio electrónico)

• Envio de situações-chave, palavras-chave ou problemas-chave, antes de premir o botão
• Captar a atenção e atingir os resultados
• Construir uma imagem profissional
• Apresentar linhas fortes
• Aberturas e fechos
• Gerir os e-mails
• Acompanhar o processo

Arquivo
Sistemas de tratamento de informação a gerir

• O arquivo geral e suas relações com os arquivos sectoriais
• Os dossiers temáticos
• As pastas de apoio às reuniões
• O plano de actividades: seu acompanhamento
• Correspondência e documentos de informação – Faxes, emails, entre outros
• Documentos internos de decisão, informação e comunicação
• Documentos originais pelas reuniões – actas, comunicados, entre outros

Preparação e escolha dos dados a tratar de Forma sistemática

• A escolha dos dados
• A organização e o tratamento dos dados

O sistema de tratamento da informação

• Análise dos sistemas existentes
• Os sistemas de apoio ao secretariado
• Manutenção ou reestruturação da informação
• Relatórios e outputs a sistematizarem

Sistemas básicos

• Alfabético
• Numérico
• Sistemas derivados (decimal, centesimal, alfanumérico, alfa-decimal, codificações diversas, etc.)
• Domínios de aplicação
• As vantagens e inconvenientes dos diversos sistemas de classificação
• Determinação do método de classificação adaptado às necessidades

A classificação por assunto

• Plano dicionário (descritores)
• Plano ideológico hierarquizado
• Avaliação comparativa destes dois tipos de plano
• Parâmetros a ter em conta na escolha

Conhecer a topografia e vida da informação

• Os diversos níveis: activa, semi-activa e inactiva
• Coordenação e fluxos de documentos entre eles
• Gestão e controlo dos movimentos (empréstimos) e de circulação dos documentos
• Controlo dos custos e da eficácia: rácios significativos
• A revisão periódica dos arquivos: fluxos legais e prazos funcionais de conservação dos arquivos

Escolher os meios materiais

• A informação em suporte de papel: posições e material correspondente e os meios de sinalização
• Os novos suportes da informação:
• Microfilmes
• Suportes magnéticos
• O disco ótico numérico
• Vigilância e sua Conservação

Elaborar fichas e ficheiros

• Recorrer à informática para:
  • Gerir a documentação do departamento
  • Gestão de dossiers: elaborar e atualizar o plano de classificação
  • Recorrer a pesquisas multicritérios
  • Gestão dos documentos
  • Indexação pelos campos-chave
  • Pesquisa
  • Listagens

Construir o manual de arquivo da informação

• Relevância do manual
• Os aspectos que deve incluir 

24h